فانوس

دایمی – موقت- مدت دار- راهبردی – عملیاتی

برنامه های دایمی

از متداولترین برنامه های دایمی عبارت اند از: هدف ها - خط مشی ها – استانداردها- رویه ها – روشها - مقررات
1_هدف ها را قبلا توضیح دادیم
2 _خط مشی خط مشی بازتاب هدفهای سازمان و رهنمود کلی اجرای عملیات است که چارچوبی برای تصمیم گیریها عملیاتی فراهم می سازد
3_استاندارد ملاکی که بتوان چیزی را با ان مقایسه کرد استاندارد نامیده می شود0مثلا(هر معلم به طور متوسط 20 ساعت در هفته تدریس کند) یک استاندارد برای سنجش عملکرد معلمان محسوب میشود
4_رویه عبارت است از تعیین مراحل یا گامهای متوالی پیوسته  برای انجام دادن یک وظیفه   مثلا  مراحل انتخاب دروس و ثبت نام دانشجو در هر نیم سال تحصیلی در یک دانشگاه0
5_روش عبارت است از تعیین چگونگی انجام دادن کار در هر یک از مراحل رویه0هر گام از رویه مستلزم روش خاصی است
6_مقررات احکامی صریحی که بیان می کنند در موقعیتهای معینی چه باید کرد یا نباید کرد مقررات نامیده می شوند مثال مشهور مقررات عبارت است از توقف ممنوع این احکام و الگوهای رفتاری مخصوصی را مشخص می کنند و هیچ گونه تبعیض یا چون و چرایی را جایز نمیشمارند
_برنامه موقت یا تک کاربردی برای هدف مخصوص یا دوره زمانی معینی طراحی می شود و احتمالا به همان صورت در آینده تکرار نخواهد شد0 وقتی که هدف تحقق یافت یا زمان سپری شد برنامه متوقف میشود یا مورد تجدید نظر قرار میگرد0 آشنا ترین برنامه موقت  بودجه است

برنامه های مدت دار
برنامه ها با توجه به دامنه زمانی آنها نیز طبقه بندی می شوند0از این لحاظ سه نوع برنامه ریزی وجود دارد کوتاه مدت  میان مدت   بلندمدت  
مدیران برای هدایت عملیات جاری برنامه ریزی می کنند (کوتاه مدت) برای تداوم و استمرار عملیات برنامه تهیه می کنند (میان مدت) و بالاخره تمهیداتی برای رشد و توسعه فعالیتهای سازمان و بقای ان تدارک  می بینند (برنامه بلند مدت)

برنامه های راهبردی و عملیاتی
برنامه راهبردی(استراتژیک) دارای چارچوب زمانی نسبتا طولانی و قلمرو وسیعی است در بالاترین سطح سازمان تهیه و تدوین می شود شامل تعیین هدفهای سازمانی و ناظر به فعالیتهای تمام واحدهای سازمان است
برنامه عملیاتی دارای دامنه زمانی کوتاه و قلمرو  محدودی است در سطوح پایین سازمان طراحی می شود و در ان طرق و روشهای تحقق هدفهای سازمان  مورد توجه قرار می گیرد0

اهمیت برنامه ریزی
برنامه ریزی در مدیریت از اهمیت زیادی برخوردار است0 این اهمیت از آنجا ناشی می شود که برنامه ریزی موثر رفتار مدیریت و سازمان را عملا و عمیقا تحت تاثیر قرار  می دهد و کنترل موثر فعالیتهای سازمانی را امکان پذیر می سازد 0 برنامه ها مبانی لازم را برای هماهنگی و رهبری و کنترل به وجود می آورند و با مشخص کردن جوانب عملی و  رفتاری فعالیتهای سازمان (یعنی0 چه کسی0 چه را0 کجا0 چه موقع0 چگونه باید انجام بدهد) بلاتکلیفی را کاهش می دهند

فصل سوم:

سازمان دهی

سازمان دهی یعنی فرآگرد نظم ترتیب دادن به کار و فعالیت و تقسیم و تکلیف ان به افراد به منظور انجام دادن کار و تحقق هدف های معین 0 نتیجه سازمان دهی ایجاد ساختار سازمان است0ساختار سازمان :روابطی منظم و منطقی که لازمه عملیات اعضای سازمان است به وجود می اورد
فراگرد سازمانی
1_تشخیص فعالیتهای لازم برای رسیدن به هدف ها و اجرای برنامه ها
2_گروه بندی فعالیتها با توجه به منابع انسانی و مادی موجود و تشخیص بهترین طریقه استفاده از آنها
3_دادن اختیار عمل و حق دستور دهی و تصمیم گیری برای انجام دادن کار به مسئول گروه
4_ارتباط دادن واحدها (گروه بندی ها) به یکدیگر به صورت عمودی و افقی از طریق روابط اختیار شبکه ارتباطی و نظام اطلاعاتی
هماهنگی
هماهنگی عبارت است از فراگرد ایجاد وحدت و یگانگی میان فعالیتهای واحدهای مختلف سازمان به نحوی که هدفهای سازمان به طور اثر بخش تحقق یابند
تقویض اختیار: عبارت است از انتقال و مسئولیت رسمی از مافوق به زیر دست برای انجام دادن وظایف خاص0 واگذاری اختیار مسئولیت موجب می شود که سازمان به صورت موثرتری فعالیت کند0

سازمانهای متمرکز و نا متمرکز
سازمانی که اغلب اختیارات تصمیم گیری در دست مدیران بالاترین رده سازمانی است سازمان ((متمرکز))نامیده می شود و سازمانی که در ان اختیارات تصمیم گیری در رده های مختلف پراکنده است سازمان((نا متمرکز)) می گویند0
فصل چهارم   

ارتباط    رهبری     کنترل
نخستین هدف ارتباط در سازمانها ایجاد هماهنگی و یگانگی در فعالیتهای سازمانی است0 ارتباط اعمال و رفتارهای اعضا و واحدهای سازمانی را همسو و یگانه می سازد0 بدون ان سازمان به مجموعه افرادی که جدا از هم کار میکنند مبدل مشود0 
تعریف ارتباط
ارتباط به زبان ساده به انتقال معنای و اطلاعات از شخصی به شخص دیگری اطلاق میشود 0 یا به طور کلی ارتباط عبارت است از انتقال معانی اطلاعات (پیام) از شخص و گروه یا سازمانی (فرستنده پیام) به شخص  گروه یا سازمانی دیگر (گیرنده پیام)0
فراگرد ارتباط
توصیف و تحلیل فراگرد ارتباط به سه عنصر فرستنده و پیام و گیرنده نا کافی است 0 عوامل و عناصری دیگری نیز در امر ارتباط دخالت دارند که بر پیچیدگی ان می افزایند0
فرستنده پیام
آغازگر ارتباط است که قصد دارد درباره نیاز/ خواست / اندیشه / اطلاعی / با کسی یا کسانی رابطه  برقرار کند مثلا مدیری که می خواهد کارکنان سازمان را از تصمیم جدید خود درباره اضافه کار مطلع سازد یا معلمی که می خواهد درس بدهد0
کد گذاری (encoding)
برای اینکه فرستنده اندیشه یا اطلاع خود را قابل انتقال سازد باید ان را به قالب تشخیصی درآورد0مثلا اندیشه یا اطلاع خود به زبان گفتاری یا نوشتاری بیان کند0 این عمل به کد گذاری اطلاع تعبیر می شود(در عمل کد گذاری / از علایم / نشانه ها / تصاویر / اعداد / ارقام / ایما / اشاره/ حرکات رفتاری و غیره که برای مخاطب قابل تشخیص و درک باشند استفاده می کنند)

پیام (message )
به طور کلی معنا یا اطلاعی که در جریان ارتباط منتقل می گردد پیام نامیده میشود 0 شکل پیام را عمل کد گذاری مشخص می کند 0 در نتیجه پیام به صورتی در می آید که گیرنده بتواند به مدد حواس و تجربه خود ان را دریافت                         و درک کند0 پیام  به صورت شفاهی از طریق شنیدن و به صورت کتبی از طریق خواندن قابل درک است0
رسانه (medium )
رسانه وسیله انتقال پیام است (امواج صوتی برای انتقال گفتار / کاغذ برای انتقال نوشتار / امواج نور برای انتقال تصاویر و دیدار حرکات و رفتار)0 رسانه محمل انتقال پیام به گیرنده است و باید متناسب با پیام انتخاب شود0
گیرنده پیام
کسی است که با حواس خود پیام را دریافت و درک می کند 0 گیرنده ممکن است یک فرد یا افرادی بی شماری باشند0 وقتی که مدیری بخشنامه صادر می کند همه افراد سازمان گیرنده پیام محسوب می شوند یا وقتی که مدیر به معاون خود یادداشت می دهد فرد معاون گیرنده پیام است0
کد برداری(decoding)
فراگرد تفسیر پیام و برگردان ان به صورت اطلاعی که برای گیرنده معنادار شود کد برداری نامیده می شود 0 کد برداری تحت تاثیر انتظارات و تجربه گیرنده و تفسیر شخصی او از علایم و حرکات و میزان آشنای او با کد گذاری فرستنده قرار می گیرد 0 مثلا گیرنده پیامی را که به یک زبان بیگانه نوشته شده است را نمیتواند کد برداری کند0
عوامل مزاحم   
هر عاملی که در جریان ارتباط مداخله کرده  ان را مبهم و غیر قابل درک سازد مزاحم تلقی می شود 0 این عوامل ممکن است در هر مرحله از ارتباط دخالت کنند :بی دقتی در کد گذاری و کد برداری / نا مفهوم صحبت کردن / خیلی آهسته صحبت کردن / سر و صداهای مزاحم  ضمن انتقال پیام (مثل پارازیت رادیویی) که حواس شنونده را پرت می کنند و 000 0
بازخورد (feed back )
اطلاع از تاثیری که پیام در نزد گیرنده داشته باز خورد نامیده می شود
باز خورد عکس جریان ارتباط اصلی که طی ان واکنش یا پیام گیرنده و کد گذاری و از طریق همان رسانه به فرستنده اصلی ارسال می شود که او به نوبه خود ان را کد برداری و درک می کند0
ارتباط در سازمانها
موارد زیر موضوعهای مناسب ارتباط سازمانی محسوب می شود:
1_اطلاعات کلی درباره سازمان (اهداف/خط مشی ها /خدمات یا فعالیتهای اساسی سازمان)
2_اطلاعات راجع به امور و مشاغل کارکنان از قبیل : مرخصی ها / ترفیع و نظام دستمزد و  000
3_اطلاعات راجع به تغییرات سازمانی نظیر  تغییر مدیریت / خط مشی ها /روشها / رویه ها و000
4_اطلاعات راجع به تغییرات در زمینه های سیاستهای اقتصادی جامعه  و  تغییرات سیاسی و 000

برقراری ارتباط موثر در مدیریت مستلزم رعایت نکات زیر است:
1_هر مدیری در وهله اول باید اگاه باشد که به چه منظوری  می خواهد ارتباط برقرار کند0
2_آنگاه پیام خود را بدون هیچ گونه ابهامی در قالب زبان یا علایم قابل تشخیص و درک بیان نماید0
3_قبل از برقراری ارتباط اطلاعات لازم و کافی درباره مخاطبان و زمینه  و شرایط کار آنان به دست آورد تا بتواند قابلیت پذیرش پیام خود پیش بینی کند زیرا هر گونه عدم آمادگی از سوی مخاطبان احتمال برقراری ارتباط موثر را به طور قابل ملاحظه ای کاهش خواهد داد0    
4_پس از ان رسانه و طریقه مناسب برای انتقال پیام را انتخاب کند0
5_سرانجام پس از برقراری ارتباط به تاثیر دریافت و درک پیام در نزد مخاطبان توجه نماید0
رهبری

هدف از رهبری در مدیریت راهنمایی زیر دستان در جهت بهتر فهمیدن هدفهای سازمان و بر انگیختن  آنها به کار و فعالیت موثر است0

تعریف رهبری

رهبری فراگرد اثر گذاری و نفوذ در رفتار زیر دستان برای هدایت آنها در ایفای وظایف سازمانی است0 مدیر برای ایفای وظیفه رهبری  با زیر دستان خود رابطه برقرار کند  به سرپرستی آنها می پردازد   انگیزه کار و فعالیت در آنها به وجود می آورد   به حل اختلافات آنها می پردازد و به اقتضا تغییراتی در شرایط کار آنان پدید می آورد
رهبری در سازمانها از سه ویژگی برخودار است (استونر 1982)
1_رهبری مستلزم وجود پیروانی یا زیر دستانی است که دستورات شخص رهبر را با میل و اراده بپذیرند 0 در اثر این پذیرش امر رهبری امکان پذیر می شود0
مدیر بدون پذیرش زیر دستان فاقد خصوصیات رهبری است
2_در جریان رهبری  قدرت رهبر و زیر دستان نا برابر است 0 رهبر اختیار دارد که فعالیتهای زیر دستان را هدایت کند ولی آنها نمی توانند فعالیتهای رهبر را هدایت کنند0
3_رهبر سازمانی علاوه بر اینکه به طور قانونی رفتار  زیر دستان را هدایت می کند همچنین می تواند اعمال نفوذ کند و بر رفتار  آنها اثر بگذارد 0به عبارت دیگر مدیری که از جانب زیر دستان به عنوان رهبر پذیرفته شده  نه فقط   می تواند به آنها بگوید چه بکنند  بلکه همچنین می تواند آنان را از لحاظ نحوه اجرای دستور تحت تاثیر قرار دهند0
شایستگی های رهبری
برای رهبری اثر بخش بر رفتار زیر دستان  صاحبنظران رفتار سازمانی به شایستگی های سه گانه زیر تاکید کرده اند (هرسی و بلانچارد1988)
1_تشخیص : توانا بودن مدیر به فهم موقعیتی که می کوشد تحت تاثیر قرار دهد0 تشخیص  یک توانایی شناختی که مبنای آن فهم موقعیت فعلی وپیش بینی موقعیت آینده میسر می شود0
2_سازگاری:توانا بودن مدیر به انطباق رفتار خود و منابعی که در اختیار دارد با شرایط و عوامل موجود در موقعیت است به طوری که موجب تغییر موقعیت موجود شده و تحقق وضع مطلوب را تسهیل نماید0سازگاری و انطباق یک توانایی رفتاری است0
3_ارتباط :توانا بودن مدیر به برقراری ارتباط با دیگران به طوری که آنها بتوانند به آسانی منظور او را بفهمد و بپذیرد0
نظریه های رهبری
مطالعات سابقه طولانی دارد 0در این بحث چون مفهوم رهبری به طور کلی مورد بحث نیست از این رو فقط به سه شیوه مهم مطالعه و توضیح رهبری در مدیریت به اجمال اشاره می کنیم0
1_شیوه اول بر ان است که رهبری از مجموعه از خصوصیت های  شخصی نظیر هوش/ جاذبه / قاطعیت / جدیت / شجاعت / صداقت / اعتماد به نفس و غیره ناشی می شود0ولی سالها مطالعه و تحقیق نشان داده که افرادی از لحاظ رهبری شهرت پیدا می کنند خصوصیت های  کاملا متفاوتی دارند
2_شیوه دوم در صدد تشخیص رفتارهای مرتبط با رهبری است0
وقتی معلوم شد رهبران اثر بخش ظاهرا خصوصیت یا ویژگی برجسته مشترکی ندارند توجه به رفتارهای ویژه آنان معطوف می شود 0به عبارت دیگر طرفداران این شیوه کوشیدند با مشاهده رفتار و اعمال رهبران موفق مشخص کنند که آنها که آنها با زیر دستان خود در زمینه تقویض مسئولیت  برقراری ارتباط ایجاد انگیزه  اعمال نظارت و غیره چگونه رفتار می کنند 0
3_ شیوه سوم در مطالعات رهبری در صدد تشخیص عواملی است که در موقعیتهای رهبری موجبات اثر بخشی رفتار رهبران را فراهم می سازد 0
مثلا  یک گروه از عواملی که در موقعیتهای رهبری موثر شناخته شده اند   عبارت اند از: 1) سبک و انتظارات رهبر 2) انتظارات و رفتار فرا دستان 3)سبک انتظارت و رفتار زیر دستان 4)شرایط لازم برای انجام وظایف  5) ارزشها و انتظارات سازمان  6)انتظارت و رفتار همترازان        (هرسی و بلانچارد  ترجمه دکتر علی علاقه بند 1365)

کنترل و نظارت
برنامه ریزی سازمانی هر اندازه که با دقت و ملاحظه کاری صورت گیرد تضمینی وجود ندارد که آن گونه که باید و شاید اجرا شود0 از این رو لازم است که مدیریت سازمان از راه پیگیری امور و مشاهده عملیات سازمانی از اجرای  برنامه ها اطمینان حاصل نماید0 این پیگیری اصطلاحا کنترل یا نظارت نامیده می شود    
تعریف کنترل
کنترل عبارت است از تشخیص این که اقدامات و فعالیتهای سازمان تا چه اندازه در جهت هدفها و مطابق با موازین پیش بینی شده است0
فراگرد کنترل
فراگرد کنترل یا نظارت شامل چهار مرحله است:
1)تعیین ملاکها و روشهای سنجش و اندازه گیری فعالیتها0(تعیین هدفها و ملاکها0)
2)نظارت عملکردها و فعالیتها و سنجش و اندازه گیری آنها0(سنجش عملکرد)
3)مقایسه نتایج حاصله از سنجش عملکردها با ملاکها و هدفهای تعیین شده0(مقایسه عملکردها با ملاکها0)
4)اقدام برای تصحیح عملکردها0 (اصلاح یا تغییر)
انواع کنترل
فراگردهای کنترل در سازمان را می توان تحت سه عنوان طبقه بندی کرد:
1) کنترل مقدماتی(یا پیشگیر)
چنان که از نام ان پیداست می کوشد که از بروز انحرافات در گردش کار سازمان جلوگیری کند
2)کنترل همگام عملیات
برای اطمینان از اینکه هدفها پیگیری و برنامه طبق موازین پیش بینی شده اجرا می شود ناظر به عملیات جاری سازمان است0
3)کنترل نهایی
بر اطلاعات حاصله از نتایج نهایی کار و فعالیت سازمانی مبتنی و به این منظور صورت می گیرد که انحرافات احتمالی را پس از وقوع تشخیص داده اصلاح کند
فصل پنجم     

مکتب ها و نظریه های مدیریت

مدیریت علمی
فردریک تیلور (1915_1856) بنیانگذار این نهضت مدیریت را به عنوان یک علم تعریف و با تاکید بر مدیریت در سطح وظایف عملیاتی اصول زیر را مطرح کرد:
الف_گسترش علم آگاهی از کار0
ب_انتخاب کارکنان بر مبنای علمی و افزایش مداوم مهارت انها0
ج_هماهنگ کردن علم کار با کارکنان که مبنای علمی انتخاب شده و آموزش دیده اند
د_تقسیم منطقی کار و مسئولیت آن میان کارکنان  و مدیران که در ان مسئولیت برنامه ریزی و سازمان دهی بر عهده مدیران است0
مدیریت اداری (administrative management)
هانری فایول (1925_1841) فرانسوی بنیانگذار این مکتب کارکردهای مدیریت را به صورت  برنامه ریزی  سازماندهی  فرماندهی  هماهنگی و کنترل تعیین اصول چهارده گانه ای برای مدیریت سازمانها پیشنهاد کرد
فایول معتقد بود که کاربرد این اصول به تجربه و مهارت مدیران و شرایط و موقعیت کار آنان بستگی دارد0اصول مدیریت فایول به شرح زیر است:
1)تقسیم کار
تخصصی شدن کار وسیله طبیعی تحول و پیشرفت سازمانها و جامعه های بشری است

2)اختیار و مسئولیت
اختیارومسئولیت باید معادل باشند0 کسی که مسئولیت انجام دادن وظیفه ای را بر عهده می گیرد باید برای انجام دادن ان مناسب با مسئولیت اختیار (اقتدار) داشته باشد0 فایول اختیار را به عنوان حق دستور دهی برای انجام کار تعریف کرد 0
3)انضباط
اعضای سازمان باید به مقررات و قوانین سازمان احترام بگذارند و از ما فوق اطاعت کنند0
4)وحدت دستور 
هر کارمندی باید فقط از یک ما فوق دستور بگیرد و بس0فایول معتقد بود که وجود فرماندهی دو گانه موجب تضاد و کشمکش و تزلزل در اعمال و ضعف انضباط می شود
5)وحدت هدایت
هر گروه از فعالیتهای سازمانی که هدفی واحدی دارند باید فقط تحت یک برنامه و به وسیله یک مدیر هدایت شود
6) تقدم منافع عمومی بر منافع خصوصی
در هر سازمانی کل مهمتر از اجزای ان است یعنی هدفهای سازمانی بر هدفهای فردی و خصوصی ارجعیت دارند از این رو اولویت همیشه با مقاصد و منافع سازمانی است0
7)حق الزحمه کارکنان
پرداخت حق الزحمه کارکنان و مدیران در قبال خدماتی که انجام می دهند باید عادلانه باشد و موجبات رضایت آنان را فراهم سازد
8)تمرکز
کاهش نقش زیر دستان در امر تصمیم گیری را تمرکز و افزایش نقش آنان در تصمیم گیری را عدم تمرکز می نامند
9) سلسله مراتب
جریان اقتدار و اختیار در امر یا زنجیر فرمان در هر سازمانی به ترتیب رتبه و مقام از بالاترین سطح مدیریت به پایین ترین سطح عملیاتی ادامه می یابد
10)نظم
طبق این اصل استفاده از منابع مادی و انسانی سازمان باید تابع نظم و ترتیب دقیق و منطقی باشد
11)انصاف
رفتار مدیران با زیر دستان باید مبتنی بر مقررات سازمان توام با عدالت و انصاف و دوستانه باشد.
12)ثبات شغلی و استخدامی
فایول مشاهده کرده بود سازمانهای موفق معمولا از وجود گروه ثابتی از مدیران و کارکنان  برخودارند
13)ابتکار
به زیر دستان باید فرصت داده شود که در انجام وظایف خود تفکر و نو آوری و ابتکار عمل به خرج دهند
14)روحیه گروهی
ایجاد روحیه گروهی موجب وحدت و هماهنگی سازمان می شود0 به نظر فایول از عوامل مختلفی می توان برای ایجاد و تقویت روحیه استفاده کرد ولی مهمترین آنها وحدت فرمان و ارتباط شفاهی است
بوروکراسی
بوروکراسی یا دیوان سالاری با سازمان بزرگ و گسترده است که با عده کثیری ارباب رجوع سر و کار دارد ماکس وبر (1920_1864) جامعه شناس آلمانی ضمن مطالعه سازمانهای عصر خود مدل بوروکراسی نوع آرمانی را ارایه کرده است

بوروکراسی مدل نظری سازمانی است که دارای ویژگی های به شرح زیر است
1)بوروکراسی نظام اداری عقلانی و منطقی است که در ان اقتدار از طریق نظام قوانین و مقررات به وسیله مقام یا منصبی که فردی ان را برعهده می گیرد اعمال می شود
2)مقامهای اداری به صورت سلسله مراتبی معین می شود و هر مقام بر تمام مقامهای زیر دست ریاست می کند
3)کلیه شرایط و روابط احتمالی کار به وسیله مجموعه ای از قوانین  و رویه ها پیش بینی می شود
4)اسناد مدارک و پرونده های تمام امور و فعالیتها بایگانی و نگهداری می شود
5)کلیه اطلاعات به صورت کتبی نوشته و نگهداری می شود
6)انتصاب کارکنان بر مبنای شایستگیهای فنی و تخصصی صورت می گیرد
7)امور روابط اداری از روابط شخصی کاملا تفکیک و برای نیل به هدفهای سازمانی تقسیم کار دقیق و روشهای کار آمد پیش بینی می شود
8)برای ایجادانگیزه در کارکنان موازین دقیق حقوق ارتقای شغلی و استخدام دایم در نظر گرفته می شود | منبع:

سایت آزمون دکتری مدیریت ( www.PhdAdmin.ir ):

http://www.phdadmin.ir/post/112